会議のたびに議事録作成でこんな状況、ありませんか。
- 会議が終わってから「あの発言、誰がしたっけ？」と記憶を掘り起こしながら1時間以上かける
- 送った議事録に「この決定事項、違います」と指摘が入って修正対応が発生する
- 議事録を送り忘れたまま次の会議になり、タスクが誰にも割り当てられていない
正直なところ、議事録作業は社内SEの本来業務とは言いにくい割に、手を抜くと後々のトラブルに直結するやっかいな存在です。CopilotとGeminiを使った議事録の自動化はそこへの現実的な解答になりますが、どちらが自社に合うかで迷っている方も多いと思います。
- 毎回1時間以上かかる議事録作成から解放されたい
- AIで自動化したいが、CopilotとGeminiのどちらが自社に合うか分からない
- 導入後の具体的な運用フローや注意点を事前に知っておきたい
結論から言うと、Microsoft 365が中心の環境ならCopilot、Google Workspaceが中心ならGeminiが、既存業務フローへの影響を最小限に抑えつつ、最もスムーズに導入できる選択です。
Copilot vs Gemini 会議議事録機能の料金・前提条件を比較
議事録作成AIの導入を検討する上で、最初の関門は料金と利用条件です。両ツールとも既存のグループウェアライセンスに追加する形で提供されます。
【Copilot】Microsoft 365ライセンスへの追加費用
Copilotの議事録機能（Copilot for Microsoft 365）を利用するには、既存のライセンスに加えて追加費用が必要です。
- 料金: 1ユーザーあたり月額 約3,148円（$30）
- 前提ライセンス:
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 E3 / E5 – Office 365 E3 / E5
- 特徴: 上記ライセンスを持つユーザーに対して、追加オプションとして購入します。
【Gemini】Google Workspace上位プランで利用可能
Geminiは、Google Workspaceの特定のプランに含まれる形で提供されるため、プランによっては追加費用なしで利用開始できます。
- 料金: Google Workspaceのプラン料金に含まれます
- 対象プラン例:
- Business Standard以上のプランで標準AI機能が利用可能
- 特徴: 会議の自動メモ作成といった高度な機能は、Enterpriseプランなど、より上位のプランで提供される場合があります。
中核機能で比較！議事録の自動生成と連携性の違い
料金の次に重要なのが、実際の機能と既存ツールとの連携性です。両者の最大の違いは、連携するエコシステムにあります。
| 比較項目 | Microsoft Copilot (in Teams) | Google Gemini (in Meet) |
|---|---|---|
| 起動方法 | Teams会議中にCopilotパネルを有効化 | Google Meetで「メモの作成」を有効化 |
| 主な機能 | ・リアルタイム文字起こし ・会議の要約 ・決定事項の抽出 ・アクションアイテムの生成 | ・会議の要点の抽出 ・サマリー作成 ・決定事項のリスト化 ・ToDoリストの生成 |
| 連携アプリ | Teams, Word, Outlook, Plannerなど | Meet, Google Docs, Gmail, カレンダーなど |
| 出力形式 | Teamsの会議後タブに表示、Word等にエクスポート可能 | Googleドキュメントとして自動生成 |
| データ保存先 | Microsoft 365テナント内 | 主催者のGoogleドライブ |
文字起こしから要約・タスク抽出までのプロセス
両ツールとも、会議中の音声をテキスト化し、そこから重要な情報を抽出する流れは共通しています。
Copilotのプロセス:
- Teams会議中にCopilotを起動します。
- 会議中の発言がリアルタイムで文字起こしされます。
- 会議終了後、Copilotが自動で「要約」「決定事項」「アクションアイテム」を生成し、会議のチャットや概要タブに表示します。
Geminiのプロセス:
- Google Meet会議中に「メモの作成」機能を開始します。
- Geminiが会議の要点をバックグラウンドで抽出します。
- 会議終了後、議事録がGoogleドキュメントとして自動生成され、主催者のGoogleドライブに保存されます。
M365 (Teams/Word) vs Google Workspace (Meet/Docs) の連携フロー
実務での活用を考えると、周辺アプリとの連携が効率化の鍵を握ります。
Copilot (Microsoft 365) の場合:
シナリオ：プロジェクト定例会議
- Teams会議でCopilotが議事録を自動生成します。
- 生成されたアクションアイテムをコピーし、Microsoft Plannerのタスクとして担当者に割り当てます。
- 会議の要約を元に、Copilot in Word を使って上長への報告書ドラフトを数分で作成します。関連記事：Microsoft 365 Copilot Businessを実際に使ってみた｜社内SE目線での評価と活用法
Gemini (Google Workspace) の場合:
シナリオ：営業部門の週次ミーティング
- Google MeetでGeminiが議事録（Googleドキュメント）を自動生成します。
- 生成された議事録は自動的にGoogleカレンダーの予定に添付され、参加者全員がいつでも確認できます。
- ドキュメント内のToDoリストに担当者を「@メンション」し、タスクを割り当てます。
社内SEが知るべき制限事項とデータ管理の違い
便利なAIツールですが、導入前に知っておくべき注意点もあります。特にライセンス体系とデータ管理は重要です。
Copilot: ライセンスと文字起こし精度における注意点
- 前提ライセンスの確認は必須: Copilotライセンスを購入しても、対象のMicrosoft 365プラン（Business Standard以上など）がなければ利用できません。
- 文字起こしの精度: 登壇者が複数人同時に話す、専門用語が多い、周囲の雑音が大きいといった環境では、文字起こしの精度が低下する可能性があります。
- データ保存期間: Teams会議の文字起こしデータは、組織のポリシー設定によってはデフォルトで120日などの有効期限が設定されている場合があります。長期保存が必要な場合は、議事録をWordなどにエクスポートしておく運用が必要です。
⚠️ よくある落とし穴： Copilotライセンスを全社一括で購入したものの、一部の部署が対象外のM365ライセンス（例：Business Basic）だったため、該当部署で利用できないという問題が発生することがあります。導入前にライセンス体系の棚卸しは必須です。
実際にあった話として、Copilotの展開を全社で進めようとしたところ、ある事業部だけがMicrosoft 365 Business Basicのままだったために利用不可となり、その部署への説明対応でかえって工数が増えた、というケースをよく聞きます。「全社展開したはずなのに、なぜか自分たちだけ使えない」という問い合わせが来るパターンです。事前のライセンス棚卸しを省略すると、こういう事態が起きます。
Gemini: 対応プランと多言語会議での課題
- 高度な機能は上位プラン限定: 標準的な要約機能は多くのプランで利用できますが、「会議の自動メモ作成」のような高度な機能はGoogle Workspaceの上位プラン（Enterpriseなど）でのみ提供される場合があります。
- 多言語会議の精度: 日本語と英語が混在するような会議では、話者分離や要約の精度が落ちる可能性があります。
- データ保存先: 生成された議事録は主催者のGoogleドライブに保存されるため、全社的な文書管理ルールがある場合は、共有ドライブへの移動などの運用を徹底する必要があります。
法人向けプランであれば、CopilotもGeminiも入力したデータがAIの学習に利用されることはないと保証されており、セキュリティ面では安心して利用できます。
実際に使ってみた結果
自分の環境（Microsoft 365 Business StandardにCopilot追加、およびGoogle Workspace Business StandardでGemini）で、30分の社内定例会議を想定して両ツールを試してみました。
- かかった時間： 初期設定はCopilotで約1時間（管理センターでの有効化含む）、Geminiは約30分で利用開始できました。
- 削減できた時間： これまで手作業で45分かかっていた議事録作成（文字起こし確認、要約、タスク洗い出し）が、最終確認と修正を含めて約10分程度に短縮できました。環境によって差はありますが、目安として約78%の時間削減に相当します。
- 詰まったポイント： Copilotは管理センターでCopilotを有効化した後、Teamsの会議設定で「文字起こし」を明示的にオンにしないと機能しない点でハマりました。Geminiは「メモの作成」ボタンが会議主催者にしか表示されない仕様のため、参加者側から試そうとして気づくまで少し時間がかかりました。
- 正直な感想： 最初は「修正作業が残るなら手動と大差ないのでは」と思っていましたが、実際には「ゼロから書く」と「確認して直す」では精神的な負担がまったく違います。会議後すぐに別の作業に移れるのが思った以上に快適でした。
結論（社内SEならこう使う）
自社のグループウェア環境に素直に合わせてください。Microsoft 365ならCopilot、Google WorkspaceならGemini、これが現時点での最適解です。両方が混在している場合は、より多くの社員が使っているほうに統一するか、部門ごとに分けて運用するのが現実的です。
結論：自社のIT環境に合わせた最適なツール選定方法
あなたの会社が日常的に使っているグループウェアに合わせるのが最適解です。
Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word) を中心に業務を行っている場合
→ Microsoft Copilot を選んでください。
Teams会議からWordでの報告書作成、Outlookでのフォローメール作成まで、業務フローがシームレスに繋がります。ユーザーは新しいツールを覚える必要がなく、既存の操作の延長線上でAIの恩恵を受けられます。
Google Workspace (Meet, Gmail, Google Docs) を中心に業務を行っている場合
→ Google Gemini を選んでください。
Google Meetでの議事録が自動でGoogleドキュメント化され、カレンダーやGmailと連携する流れは非常にスムーズです。共同編集や共有のしやすさはGoogle Workspaceの大きな強みです。
どちらのツールも「議事録作成」という目的は達成できます。重要なのは、導入後の「活用のしやすさ」と「業務への溶け込みやすさ」です。社員が普段から使い慣れている環境にAIアシスタントを導入することが、定着と費用対効果を最大化する最も確実な方法です。
まとめ
Copilot 議事録 Gemini、どちらを選ぶかの判断基準はシンプルです。
- 結論: Microsoft 365環境ならCopilot、Google Workspace環境ならGeminiが最適です。
- 料金: Copilotは追加ライセンス、Geminiは上位プランへの加入が必要です。
- 機能: 中核となる要約やタスク抽出機能は似ていますが、連携するエコシステムが異なります。
- 選定の鍵: 既存の業務フローを分断せず、シームレスに連携できる方を選びましょう。
あなたの職場でもまだ手書き・手入力の議事録が残っていませんか。まず自社のグループウェア環境を確認して、対応するツールの管理者設定から試してみてください。
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