ChatGPTで業務効率化する方法｜社内SEがすぐ使える具体例5選

社内SEの日常業務には、毎回ほぼ同じ内容の問い合わせ対応や、なぜか毎月ゼロから書く手順書など、「これ、自動化できるはずなのに」と感じる作業が積み重なっていませんか。ChatGPTはそういった繰り返し業務を削るのに、今すぐ使えるツールです。

ChatGPTは社内SEの仕事に本当に使えるのか

「AIは便利そうだけど、自分の仕事には関係ない」と感じている社内SEの方は少なくないと思います。しかし実際には、社内SEの業務はChatGPTと非常に相性がよいです。問い合わせ対応・ドキュメント作成・調査・スクリプト生成——これらはどれも「ある程度決まったパターンの文章を生み出す作業」だからです。

誰かが「パスワードをリセットしたい」と言ってくるたびに、毎回ゼロから返信文を考えているなら、その時間は今日から削ることができます。

ヘルプデスク対応では、質問の種類は意外と限られています。「パスワードを忘れた」「VPNにつながらない」「共有フォルダが見えない」……こういった定番の問い合わせに対して、ChatGPTで返信テンプレートを事前に作っておくだけで、対応時間をかなり短縮できます。

プロンプト例：

社内ユーザーからのパスワードリセット依頼に対する、丁寧かつ簡潔な返信メールを作成してください。ITヘルプデスク担当者として、手順を3ステップで案内してください。

ひとつひとつ作成してもよいですが、よく来る問い合わせ上位10件を一気にChatGPTに投げてテンプレート集を作るのがおすすめです。

ドキュメント作成は社内SEの時間を大量に消費する業務です。「わかっているのに書くのが面倒」という状況は多いのではないでしょうか。ChatGPTは、箇条書きで要点を渡すだけで読みやすい手順書の初稿を作成してくれます。

使い方の流れ：

完成品ではなく「7〜8割の初稿」を作ってもらうイメージで使うと、修正の手間も少なく活用しやすいです。

「このエラーメッセージ、何が原因か」という調査をChatGPTに任せると、複数のサイトを巡回する前に候補を絞り込めます。特に見慣れないエラーコードや、初めて触るシステムの調査には効果的です。

ただし、ChatGPTの回答は常に正確とは限りません。あくまで「調査のとっかかり」として活用し、公式ドキュメントや実環境での確認は必ず行うようにしましょう。

「このデータを集計したいが、VBAでどう書けばいいかわからない」という場面にも活用できます。やりたい処理を日本語で伝えるだけで、VBAやGASのコードを生成してくれます。

プロンプト例：

Excelで、A列に入力された日付が今日より30日以内のものをB列に「期限間近」と表示するVBAマクロを書いてください。

生成されたコードはそのままコピーして動かせることが多いです。ただし、実行前に内容を確認する習慣はつけておきましょう。

障害報告書の作成は精神的な負荷も高い業務です。何が起きて、いつ復旧して、再発防止策は何か——要点をメモ書きで渡してChatGPTに整形してもらえば、構成の整った報告書が素早く仕上がります。

公式提出前に内容の正確性を確認する必要はありますが、「ゼロから書く」という最も時間のかかるステップを省けるのは大きなメリットです。

機密情報は入力しないようにしましょう。 社内システムの構成情報、個人情報、顧客データなどをそのままChatGPTに貼り付けるのは避けてください。企業で利用する場合は、まずIT部門または情報セキュリティ担当者に確認することをおすすめします。

生成物はそのまま使わないようにしましょう。 ChatGPTは自信ありげに誤った情報を出すことがあります。ドキュメントや報告書として使う前に、内容が実態と一致しているか必ず確認するようにしてください。

ChatGPTは「何でもやってくれるAI」ではなく、「下書きを作るのが速いアシスタント」として使うと期待とのギャップが少なくなります。社内SEとして最初に試すなら、毎日来る定番の問い合わせ返信のテンプレート化あたりが、コストゼロで始められておすすめです。

少しずつ使いどころを広げながら、自分の業務に合った活用方法を見つけていただければと思います。