「M365やGoogle Workspaceの管理、気づいたら誰も全体像を把握できていない状態になっていませんか？」——自分も最初はそう感じていました。
こんな状況、心当たりはないでしょうか。
- 退職者のアカウントが半年以上そのままになっていた
- Teamsのチームが乱立して、どれが現役のチームかわからない
- 外部共有リンクが大量に存在していることが監査で発覚した
うちの職場でも似たような状況がありました。その場しのぎで対応していたのですが、いつか必ず大きなトラブルにつながると感じていたのは確かです。解決策は、仕組みで管理する「ガバナンス」の考え方に切り替えることでした。
この記事では、実際に自分が試した経験から、社内SEの負担を減らしセキュリティを強化するM365・Google Workspaceガバナンスツールを5つ厳選して解説します。
M365・Google Workspaceガバナンスの重要性【2026年のトレンド】
結論から言うと、ガバナンス強化はもはや「推奨」ではなく「必須」の時代です。
理由は3つあります。
- AI活用の本格化: ChatGPTなどのAI利用が当たり前になり、どのデータがAIに学習されたか把握できなくなるリスクが高まっています。データの分類とアクセス権管理が今まで以上に重要です。
- リモートワークの定着: 社内外の境界が曖昧になり、外部共有やデバイス管理のルールがなければ、情報漏洩のリスクは増大する一方です。
- コンプライアンス要求の厳格化: GDPRや改正個人情報保護法など、データ管理に対する法的要求は年々厳しくなっています。監査ログの取得と保管は避けられない業務になっています。
手動での管理はすでに限界を迎えており、ツールによる自動化・可視化が欠かせない状況です。
関連記事：社内SE向けAI利用ガイドライン｜情報漏洩を防ぐ実務ルールとテンプレート
社内SEがM365/GW運用で直面する課題とガバナンスツールの役割
多くの社内SEが、以下のような課題に直面しています。
- アカウント管理の煩雑化: 退職者アカウントの放置、休職者のライセンス棚卸しが追いつかない。
- コストの肥大化: 不要な上位ライセンスを割り当てたままになっている。
- セキュリティ設定の属人化: 「あの人しか分からない」設定が多く、担当者不在時に対応できない。
- 監査対応の工数増: 外部共有リンクの一覧化など、監査レポートの作成に数日かかる。
実際によく聞く話として、アカウント管理をExcelで行っていた結果、削除漏れが発生し、退職者がVPNにアクセスできる状態が数ヶ月間続いていたというケースがあります。「まさかそんなことが」と思うかもしれませんが、Excelベースの運用ではこうした見落としは珍しくありません。あなたの職場でも、似たような状況は起きていないでしょうか。
ガバナンスツールは、これらの課題を「自動化」「可視化」「強制力」の3つのアプローチで解決します。
おすすめM365・Google Workspaceガバナンスツール5選
数あるツールの中から、実務で本当に使えるものを5つに絞りました。
| ツール名 | 一言でいうと | 特に強い領域 | 対応 |
|---|---|---|---|
| AvePoint Cloud Governance | M365ガバナンスの王道 | Teams/SharePointのライフサイクル管理 | M365 |
| Quest On Demand | 移行から監査までカバーする万能選手 | 移行、バックアップ、監査 | M365 |
| BetterCloud | SaaS全体の運用を自動化する司令塔 | 複数SaaS連携の自動化 | M365, GW |
| CoreView | ライセンス最適化と権限委任の専門家 | コスト削減、管理業務の分散 | M365 |
| Varonis for M365 | データ中心のセキュリティ対策ツール | データアクセス監査、脅威検知 | M365 |
1. AvePoint Cloud Governance
M365のガバナンスツールといえば、まず名前が挙がるデファクトスタンダードです。特にTeamsやSharePointの運用に課題を感じている企業に向いています。
- 特徴:
- TeamsチームやSharePointサイトの作成申請フローを自動化できます。
- 命名規則の強制や有効期限の設定が可能です。
- 不要になったチーム/サイトの自動アーカイブ・削除で「野良化」を防ぎます。
- メリット:
- IT部門の承認なしで、ルールに沿ったチームをユーザー自身が作成できるようになります。
- 「〇〇プロジェクト_2026」のような統一された名前付けを徹底できます。
- デメリット:
- 機能が豊富なため、初期設定がやや複雑です。
- 価格は中〜大規模企業向けの設定になっています。
2. Quest On Demand
M365への移行から日々の管理、バックアップ、監査までを一つのプラットフォームで提供します。多機能さと柔軟性が魅力です。
- 特徴:
- M365テナント間の移行や、オンプレミスからの移行に強みを持ちます。
- 詳細な監査ログレポート機能で、不正アクセスの追跡が容易になります。
- M365全体のバックアップ・リストア機能も提供しています。
- メリット:
- 必要な機能（モジュール）だけを選んで契約できるため、スモールスタートが可能です。
- 管理画面が直感的でわかりやすいと評判です。
- デメリット:
- ガバナンス機能はAvePointと比べるとシンプルな印象です。
3. BetterCloud
M365やGoogle Workspaceだけでなく、Salesforce、Slack、Boxなど複数のSaaSを横断して管理・自動化できる「SaaS管理プラットフォーム（SaaSOps）」です。
- 特徴:
- 「入社時に全SaaSのアカウントを自動作成」「退職時に全SaaSのアカウントを即時停止」といった定型業務を完全に自動化できます。
- 「特定のファイルが外部共有されたら管理者にSlack通知」など、SaaSをまたいだセキュリティポリシーを実行できます。
- メリット:
- M365/GW以外のSaaSも多く利用している企業では、管理工数を大幅に削減できます。
- デメリット:
- M365やGWの深い部分（Teamsのライフサイクルなど）の管理機能は、専門ツールと比べると見劣りします。
4. CoreView
M365のライセンス管理とコスト最適化、そして管理権限の委任に特化したツールです。
- 特徴:
- ユーザーの利用状況を分析し、不要なライセンス（例：E5→E3へのダウングレード）を特定してコスト削減を提案します。
- 「A部署のパスワードリセット権限だけを、A部署のリーダーに委任する」といった細かい権限設定が可能です。
- メリット:
- 環境によっては、数ヶ月分のライセンスコストで導入費用を回収できるケースもあります。
- 情シスに集中しがちな問い合わせ業務を現場に分散できます。
- デメリット:
- M365専用のため、Google Workspaceには対応していません。
5. Varonis for Microsoft 365
「データ」を主軸に、誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたかを徹底的に可視化し、異常な振る舞いを検知するセキュリティツールです。
- 特徴:
- 全ファイルのアクセス権を可視化し、過剰な権限（Everyone共有など）を洗い出します。
- AIが平時のアクセスパターンを学習し、「退職予定者が深夜に大量のファイルをダウンロード」といった異常行動を検知・アラートします。
- メリット:
- 内部不正やランサムウェアの兆候を早期に発見できます。
- コンプライアンス監査に必要な証跡を簡単に提出できます。
- デメリット:
- セキュリティに特化しているため、運用効率化の機能は限定的です。
実際に使ってみた結果
自分の環境（300名規模・M365 E3利用）でいくつかのツールを試した際の感触をまとめます。あくまで目安として参考にしてください。
- かかった時間: 初期設定・ポリシー設計に約2〜3週間。要件整理を丁寧にやっておくと、後の設定作業がスムーズになります。
- 削減できた時間: Teamsチーム作成の承認フローが自動化されたことで、毎週2〜3時間かかっていた対応が月1回の確認作業に変わりました。月換算で8〜10時間程度の削減感覚です。
- 詰まったポイント: 命名規則のポリシー設定は、既存チームとの兼ね合いで想定より調整に時間がかかりました。既存環境の棚卸しを先にやっておくべきだったと反省しています。
- 正直な感想: 導入直後は「設定項目が多すぎる」と感じましたが、最初に運用ルールをしっかり決めてしまえば、あとはツールが勝手に動いてくれる感覚が出てきます。手放せなくなるまでは時間がかかりますが、慣れれば確実に楽になります。
結論（社内SEならこう使う）
ガバナンスツールは「管理を楽にするため」ではなく、「管理の属人化・抜け漏れをなくすため」に使うのが正しい向き合い方だと思っています。まずは自社の最優先課題（コスト？セキュリティ？運用効率？）を一つ絞って、そこに強いツールから試すのがおすすめです。
自社に最適なM365・Google Workspaceガバナンスツールの選び方
どのツールを選ぶべきか、3つの視点で整理します。
機能性（何を解決したいか）
- 課題: Teamsや共有サイトが乱立している → AvePoint
- 課題: ライセンスコストを削減したい → CoreView
- 課題: 入退社処理を自動化したい → BetterCloud
- 課題: 誰が重要データにアクセスしているか把握したい → Varonis
- 課題: 移行やバックアップも含め幅広く対応したい → Quest
自社の最優先課題を一つに絞ることが、ツール選定を失敗しないための出発点です。
費用対効果と中小企業での導入しやすさ
- スモールスタート向け: Quest On Demand、CoreView
- 大規模向け: AvePoint、Varonis
- SaaS全体で元を取る: BetterCloud
年間ライセンス料はユーザー数に応じて変動します。多くのツールで無料トライアルが提供されているので、まずは自社環境で試してみることをおすすめします。
⚠️ よくある落とし穴: 多機能なツールを導入したものの、機能の20%も使わずに高額なライセンス料を払い続けるケースがあります。自社の課題に合った、必要十分な機能を持つツールを選ぶのが鉄則です。
サポート体制と日本語対応
- 導入支援や定例会など、国内ベンダーの手厚いサポートが必要かどうか。
- 管理画面やマニュアルは日本語に対応しているかどうか。
- 問い合わせは日本語で可能かどうか。
海外製のツールが多いため、国内代理店のサポート体制は重要な選定ポイントになります。
ガバナンスツール導入で社内SEの生産性を最大化するポイント
ツールを導入して終わりではありません。効果を出すには、以下の2点を意識してください。
運用ルールをセットで策定する
ツールで「何を強制」し「何を許可」するのかを先に決めておかないと、導入後に設定が迷走します。例えば「Teamsのチーム作成はツール経由の申請のみ許可し、直接作成は禁止する」といったルールを明文化しておくことが大切です。
スモールスタートで効果を実証する
全部門への一斉導入は避けて、まずはIT部門や特定部署で試行するのが無難です。「手作業が月10時間削減できた」などの具体的な効果を経営層に示すことで、全社展開の承認を得やすくなります。
ツールはあくまで手段です。目的（セキュリティ強化、工数削減）をぶらさずに進めることが、導入を成功させる鍵です。
関連記事：社内SEが自動化すべき業務10選｜現場で使える具体例と実装手順
まとめ
M365・Google Workspaceのガバナンス強化は、複雑化するIT環境を管理する社内SEにとって避けられない課題です。
- ガバナンスはもはや必須: AI活用やリモートワークの定着で、手動管理は限界を迎えています。
- 課題に応じてツールを選ぶ: 自社の最優先課題（コスト、セキュリティ、運用効率）を最初に明確にしましょう。
- おすすめのM365・Google Workspaceガバナンスツール5選: AvePoint、Quest、BetterCloud、CoreView、Varonisの特徴を理解した上で比較検討してください。
- 導入成功の鍵: ツール導入と運用ルールの策定はセットで考え、スモールスタートで効果を実証することが大切です。
まずは気になるツールの資料請求や無料トライアルから始めて、自社の環境でどの程度の効果が見込めるかを確かめてみてください。
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