SaaSアカウント棚卸しの方法｜社内SEが実践する情報漏洩対策と効率化

「退職した社員のアカウント、ちゃんと全部消せてますか？」

こう聞かれて、即答できる社内SEは少ないと思います。自分も以前、棚卸しをしようとして初めて気づいたのですが、把握できていないSaaSが思った以上に多かったんです。

具体的にはこんな状況、ありませんか？

こうした状態になっているなら、SaaSアカウントの棚卸しは今すぐ着手すべき案件です。

結論から言えば、定期的かつ体系的なSaaSアカウントの棚卸しは、情報漏洩対策とコスト削減に直結する、社内SEの必須業務です。

この記事では、SaaSアカウントの棚卸しを効率的に進めるための具体的な手順と、属人化を防ぐための仕組み化について、明日から使えるチェックリスト付きで解説します。

なぜ今、SaaSアカウントの棚卸しが社内SEに必須なのか？

SaaSアカウントの棚卸しが必要な理由は、大きく2つです。

放置すれば、会社の信用と財務の両方にダメージが及びます。

最も危険なのは、退職者のアカウント、いわゆる「ゴーストアカウント」の放置です。

これらのアカウントはサイバー攻撃の侵入口になりやすく、顧客情報や社内機密が外部に流出する原因になります。

実際にあった話として、アカウント管理をExcelで行っていた結果、削除漏れが発生し、退職者がVPNおよびSaaSにアクセスできる状態が数ヶ月間続いていたというケースがあります。発覚したのは別件のセキュリティ監査がきっかけでした。「ヤバい、うちもありえる」と感じた方は、ぜひ棚卸しを優先してください。

在籍はしているものの、全く利用されていない「休眠アカウント」も見過ごせません。利用実態のないアカウントにライセンス費用を払い続けることになるからです。

調査によると、100名規模の企業でも、SaaSの棚卸しによって年間120〜360万円の無駄なライセンス費用を削減できる可能性があります。一つひとつの費用は小さくても、積み重なれば経営を圧迫する規模になります。

まずは手動で棚卸しを行い、自社の現状を把握するところから始めましょう。大きく4つのステップで進めます。

情シスが把握していないSaaSを見つけ出すことが、最初の関門です。

経理部門と連携する

これらの情報から、契約中のSaaSを洗い出します。あわせて、各部署に現場で独自に契約しているツールがないかヒアリングすることも欠かせません。

⚠️ よくある落とし穴： 現場が許可なく導入している「シャドーIT」は、請求情報だけでは把握しきれません。情シスが管理していないため棚卸しの対象から漏れやすく、重大なセキュリティホールになりがちです。定期的なアンケートやヒアリングを組み合わせることをおすすめします。

洗い出したSaaSごとに、アカウント情報を集約します。

【SaaSアカウント管理台帳テンプレート】

SaaS名	部署	利用者名	メールアドレス	権限レベル	契約プラン	最終ログイン日
Microsoft 365	営業部	鈴木一郎	i.suzuki@…	一般	E3	2026/05/20
Slack	開発部	佐藤花子	h.sato@…	管理者	Pro	2026/05/22
Zoom	全社

管理台帳の利用者と、実際の在籍者を突き合わせます。

– 退職者アカウント：在籍者リストに存在しないユーザー – 休眠アカウント：最終ログイン日が3ヶ月以上前など、長期間利用されていないユーザー

特定したアカウントを、以下の手順で処理します。

かかった時間： 初回の洗い出しと台帳作成に約3時間。慣れてくると次回以降は1時間程度に短縮できました（50〜100名規模の環境を想定した目安です）
削減できた時間： 毎月の確認作業が都度対応から定例30分に整理でき、月に換算すると約2〜3時間の削減につながりました
詰まったポイント： 現場が独自に契約しているツールの洗い出しが一番大変でした。請求書だけでは全体像が見えず、部署ごとのヒアリングが予想以上に時間を取られました
正直な感想： 最初は「こんなにあるのか…」と少し気が重くなりましたが、台帳が一度できてしまえばあとは更新していくだけなので、継続的な管理はそれほど負担ではありません